Trình bày văn bản là một phần không thể thiếu trong tin học văn phòng và được xem như tiêu chuẩn cơ bản nhất thể hiện tính chuyên nghiệp, thẩm mỹ của người soạn thảo.
Trình bày văn bản là một phần không thể thiếu trong tin học văn phòng và được xem như tiêu chuẩn cơ bản nhất thể hiện tính chuyên nghiệp, thẩm mỹ của người soạn thảo. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm được kỹ năng cơ bản và thiết yếu này? Nếu bạn quan tâm thì hãy dành một chút thời gian cùng Top tài liệu tham khảo hướng dẫn cách căn lề trong Word nhanh và chuẩn xác nhất nhé!
Lợi ích của việc căn lề văn bản trong Word
Vì sao cần căn lề văn bản trong Word?
Căn lề văn bản trong Word là một kỹ năng cực kì cơ bản. Vậy tại sao cần biết nắm vững kỹ năng này? Dưới đây là những lý do khiến việc căn lề văn bản trong Word trở nên thiết yếu:
- Căn lề văn bản giúp việc in ấn thuận tiện hơn: Khi bạn căn lề văn bản Word cơ bản sẽ tạo ra những chỗ trống do đó khi bạn đem tài liệu bạn đã soạn thảo đi in và đóng bìa cũng sẽ nhanh chóng hơn, phần bìa đóng sẽ không làm mất chữ của văn bản.
- Gia tăng tính thẩm mỹ của văn bản: Việc căn lề văn bản giúp cho văn bản có bố cục rõ ràng hơn, dễ nhìn hơn và đương nhiên tính thẩm mỹ sẽ tăng lên đáng kể.
- Thể hiện tính chuyên nghiệp, cẩn trọng: Có thể bạn chưa biết nhưng đối với mỗi loại văn bản hay trong mỗi cơ quan, tổ chức đều có những quy chuẩn riêng về trình bày văn bản. Khi bạn đáp ứng đúng font chữ, kích cỡ hay căn lề văn bản đúng cách sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn.
Quy định về căn lề chuẩn trong Word cho khổ giấy A4
Khổ giấy chúng ta thường dùng trong công việc văn phòng thường ngày chủ yếu vẫn là khổ A4. Do vậy đối với khổ giấy này bạn có thể tham khảo quy định về căn lề tiêu chuẩn như sau:
- Căn lề trên: Tính từ phần nội dung phía trên cùng đến điểm trên cùng của mép bên trên khoảng cách thích hợp là từ 2cm – 2,5cm.
- Căn lề dưới: Tính từ phần nội dung phía dưới cùng đến điểm cuối cùng của mép bên dưới khoảng cách thích hợp là từ 2cm – 2,5cm.
- Căn lề trái: Tính từ phần nội dung phía bên trái đến mép ngoài cùng phía bên trái khoảng cách thích hợp là từ 3cm – 3,5cm.
- Căn lề phải: Tính từ phần nội dung phía bên phải đến mép ngoài cùng phía bên phải khoảng cách thích hợp là từ 1,5cm – 2cm.
Quy định về căn lề chuẩn trong Word cho khổ giấy A4
Hướng dẫn cách căn lề văn bản trong Word đơn giản
Sau khi đã biết lý do cần căn lề trong Word chúng ta có thể tham khảo hướng dẫn cách căn lề trong Word nhanh và chuẩn xác nhất bao gồm các bước liên quan đến font chữ phù hợp, quy định về dãn dòng, cách đoạn văn bản…Bạn có thể thực hiện lần lượt các thao tác chi tiết dưới đây:
Bước 1: Đổi đơn vị đo lường từ Inches sang Centimeters
Đối với phiên bản mới nhất là Word 2018 thì đơn vị đo lường được cài đặt mặc định là inches. Đơn vị đo lường này không thích hợp để căn lề văn bản theo tiêu chuẩn tại Việt Nam do đó bạn hãy thực hiện bước chuyển đổi đơn vị đo lường từ Inches sang Centimeters.
Đầu tiên bạn cần mở văn bản mà bạn đang muốn căn lề ra sau đó tại mục Menu File nhấn chọn mục Options. Cửa sổ Word Options sẽ được mở ra để bạn chọn tab có tên là Advanced nằm ngay cột danh mục ở phía bên tay trái.
Tiếp đó bạn kéo chuột xuống bên dưới để đến phần Display. Bạn sẽ nhìn thấy một ô có tên là Show measurements in units of khi đó bạn hãy bấm chọn nút mũi tên để đổi đơn vị sang Centimet. Cuối cùng bạn nhấn chọn OK để lưu lại toàn bộ thay đổi vừa thực hiện.
Bước 1: Đổi đơn vị đo lường từ Inches sang Centimeters
Bước 2: Chọn khổ giấy A4 tiêu chuẩn vẫn thường được sử dụng
Hiện nay hầu hết các giấy tờ, văn bản đều sẽ được in trên khổ giấy thông dụng là A4 do đó trước khi căn lề bạn hãy chuyển khổ giấy về dạng tiêu chuẩn. Lúc này hãy nhìn vào thanh công cụ của Microsoft Word bạn sẽ thấy thẻ có tên là Layout.
Sau đó bạn sẽ nhìn thấy các nhóm tính năng cài đặt trang (Page Setup), bạn hãy nhấn vào biểu tượng đó để đi đến những cửa sổ cài đặt chi tiết hơn. Khi cửa sổ Page Setup hiện ra hãy nhấn chọn thẻ Paper rồi tiếp tục đến mục Page size để chọn khổ giấy tiêu chuẩn là A4. Cuối cùng hãy nhấn nút OK để lưu lại thay đổi đồng thời kết thúc bước thứ 2.
Bước 2: Chọn khổ giấy A4 tiêu chuẩn vẫn thường được sử dụng
Bước 3: Chọn font chữ, cỡ chữ cũng như dãn dòng tiêu chuẩn
Hiện tại tất cả văn bản trong Microsoft Word đều được để dưới dạng font chữ mặc định sử dụng style Normal. Tuy nhiên chúng ta sẽ cần thay đổi font chữ, cỡ chữ cũng như dãn dòng tiêu chuẩn một chút với các thao tác lần lượt dưới đây:
- Trong nhóm Style hãy nhấn chuột để chọn Normal sau đó tiếp tục chọn Modify và cửa sổ Modify Style sẽ được mở ra. Khi cửa sổ Modify style đã hiển thị trên màn hình máy tính hãy chọn font chữ tiêu chuẩn Times New Roman và cỡ chữ được áp dụng là 13 (font chữ và cỡ chữ có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định cụ thể của đơn vị bạn đang hoạt động).
- Tiếp tục nhấn chọn Format sau đó bấm nút Paragraph – đây là bước giúp bạn điều chỉnh dãn cách dòng cho văn bản của mình. Khi cửa sổ Paragraph đã được mở ra thì bạn sẽ cần quan tâm đến một số thông số cài đặt cơ bản bao gồm Alignment: Justify (canh đều 2 bên), Left: Lề bên trái = 0cm, Right: Lề bên phải = 0cm, Before: Cách đoạn trước = 0pt, After: Cách đoạn sau = 0pt, Line spacing: dãn dòng chọn 1.5 lines.
- Khi các thông số đã được cài đặt theo đúng tiêu chuẩn cần thiết thì bạn hãy nhấn vào nút OK bên trong cửa sổ Modify style để lưu lại toàn bộ thay đổi mà bạn vừa thực hiện.
Bước 3: Chọn font chữ, cỡ chữ cũng như dãn dòng tiêu chuẩn
Bước 4: Căn lề văn bản tiêu chuẩn
Cuối cùng cũng đến lúc bạn thực hiện các bước cuối cùng và quan trọng nhất trong căn lề văn bản. Bạn có thể thực hiện chính xác từng thao tác chi tiết dưới đây:
- Đầu tiên hãy trở lại với giao diện chính của văn bản soạn thảo, bạn tiếp tục chọn thẻ Layout rồi sau đó nhấn vào biểu tượng Margins. Khi menu đã hiện ra bạn sẽ thấy mục có tên là Custom Margins, hãy nhấn vào đó.
- Khi cửa sổ Page Setup được mở ra thì thẻ Margins đã được lựa chọn sẵn lúc đó căn cứ vào nhu cầu và quy định mà bạn căn lề sao cho phù hợp (bạn có thể tham khảo thêm những thông tin cần thiết tại mục 3).
- Sau khi đã thực hiện những thay đổi cần thiết hãy nhấn OK để áp dụng những thiết lập vừa rồi trên văn bản của bạn. Một cách khác là bạn sẽ thể nhấn chọn Set As Default sau đó chọn Yes để áp dụng thiết lập vừa thực hiện cho mọi văn bản sau này.
Bước 4: Căn lề văn bản tiêu chuẩn
Chỉ với vài bước cơ bản trong hướng dẫn cách căn lề văn bản trong Word bạn đã có thể thể hiện tính chuyên nghiệp và năng lực thẩm mỹ của chính mình. Mong rằng bạn sẽ cảm thấy thông tin này thật sự hữu ích và chia sẻ nó đến nhiều người hơn.
Cũng đừng quên theo dõi những bài viết thú vị khác trong Top tài liệu cũng như liên hệ với chúng tôi nếu có bất kỳ vấn đề thắc mắc nào liên quan đến máy tính nhé!
